Le Règlement Intérieur

REGLEMENT INTERIEUR de L’Amicale LEHRICLUB-ASDECOEUR  (29 JUIN 2015)

Les articles suivants complètent et explicitent les statuts de L’AMICALE LEHRICLUB-ASDECOEUR.

 

Article 1 – Adhésion d’un nouveau membre.

 

Toute personne désirant adhérer à l’Amicale doit être parrainée par un membre de l’Amicale déjà adhérent. Le parrainage s’effectue à partir du site internet de l’Amicale par l’envoi d’un email dans la rubrique « je parraine » de l’espace membre.

L’adhésion est ensuite approuvée par un vote majoritaire du Bureau. Le résultat du vote est transmis par mail au membre parrain.

Après approbation, le futur adhérent recevra une invitation à remplir un bulletin d’inscription sur le site internet de l’Amicale pour confirmer son adhésion.

 

Article 2 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre

 

  1. La démission doit être adressée au président de l’Amicale par lettre recommandée ou via email ou par le site internet de l’Amicale. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
  2. Comme indiqué à l’article 5 des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil d’administration, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
    1. la non-participation aux activités de l’Amicale sur une année civile,
    2. une condamnation pénale pour crime et délit,
    3. toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’Amicale, à sa réputation, ou à son organisation,
    4. tout manquement à l’application de ce règlement intérieur, tout dommage ou préjudice subi par l’Amicale ou par les membres présents ou par le voisinage
    5. l’utilisation de son site ou de son contenu portant un préjudice de quelque nature,

L’Amicale se réserve le droit de poursuivre le contrevenant si nécessaire.

  1. L’intéressé sera mis en mesure de présenter sa défense dans un délai imparti et lui ayant été communiqué, préalablement à la décision d’exclusion.
  2. La décision d’exclusion est adoptée par le conseil administratif statuant à la majorité des deux tiers des membres présents. Ce membre exclu ne pourra plus participer à toute manifestation associative ou privée de l’Amicale
  3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’Amicale.

 

La cotisation éventuellement versée à l’Amicale est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

 

Article 3 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

 

     a.  Votes des membres présents

Les membres présents votent à main levée. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil d’administration ou 30 % des membres présents.

     b. Votes par procuration

Comme indiqué à l’article 11 des statuts, si un membre de l’Amicale ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées dans ledit article.

Les modalités du vote par correspondance seront indiquées via les consignes sur le site Web de l’Amicale

 

Article 4 – Indemnités de remboursement.

 

Seuls les membres élus au Conseil d’Administration peuvent prétendre au remboursement des frais réels engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justificatifs. Un accord préalable au montant de la dépense maximale, avant d’engager lesdits frais, est exigé auprès du Bureau.

 

Article 5 – Commissions de travail.

 

Des commissions de travail et ou de projets peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.

 

Article 6 – Modification du règlement intérieur

 

Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité des voix.

 

Article 7 – Conditions de validation de la tenue d’un évènement.

 

  1. Seul un membre adhérent peut organiser un évènement. Il doit alors suivre la procédure « organisation évènement ».
  2. Toute demande de création d'évènement par un membre adhérent se fera via le site internet de l'Amicale. Il aura alors le statut de « membre organisateur »
  3. L’objet de l’évènement doit être compatible aux buts indiqués dans les statuts de l’Amicale.
  4. Un évènement est dit « privé » s’il est organisé en vue d’une activité ou festivité restreinte à ses invités adhérents ou pas. Il sera dit « associatif » s’il est organisé par un membre du conseil administratif et ouvert à tous les membres de l’Amicale et à des personnes extérieures.
  5. Un membre organisateur « référent » sera le point de contact pour accompagner un membre à organiser un évènement de type privé ou associatif.
  6. Quel que soit le type d’évènement une liste des invités ou membres (majeurs ou  mineurs) sera à communiquer impérativement à l’Amicale. Les invités n’ont pas d’obligation à adhérer à l’Amicale.
  7. Tout membre organisateur souhaitant devenir un membre « référent » pourra effectuer sa demande auprès d’un membre du Bureau pour son admissibilité.
  8. Un membre organisateur devenu « référent » sera admis au Conseil d’Administration.
  9. Pour chaque évènement associatif ou privé un coût fixe minimum et éventuellement un coût variable seront communiqués au membre organisateur pour contribuer aux charges de fonctionnement de l’Amicale. Le paiement devra avoir lieu avant l’évènement impérativement faute d’annulation de l’évènement.
  10. Une caution en dépôt de garantie sera exigée auprès du membre organisateur que ce soit pour un évènement privé ou associatif.
  11. Un chèque du montant associé au coût fixe de l’évènement sera requis avant la remise ou la réservation définitive du local. Au montant total du coût de l’évènement sera déduit le règlement du coût fixe (si inférieur au montant total).
  12. Dans le cas d’un évènement de type associatif, le membre organisateur ne règle pas sa cotisation. Il est exempté pour sa quote-part.
  13. Toute inscription à un évènement devra se faire par le site web. toute personne à inviter devra être ajoutée via le site web. Si L’organisateur de l’évènement ne prévient pas par téléphone ou un email/SMS à un membre du bureau ou au membre organisateur référent de l’ajout d’une ou plusieurs personnes à la « dernière minute » sur place dans les locaux de l’Amicale, il se verra retenir forfaitairement la somme correspondant au chèque de caution en dépôt de garantie pour pénalités de non-conformité au règlement intérieur. Son cas sera éventuellement soumis à l’exclusion comme indiqué dans l’article 2.
  14. L’inscription est validée seulement si la participation a été payée au membre organisateur selon le délai de paiement communiqué avant l’évènement.
  15. Un évènement pourra être annulé ou reporté à la demande du membre organisateur si le nombre d’invités inscrits est inférieur à 10% du nombre d’invités prévus dans la demande de création de l’évènement, et si l’annulation ou le report intervient 1 mois avant la date de l’évènement ; dans ce cas d’annulation, la caution et le règlement du coût fixe seront remboursées au membre organisateur.
  16. Le nombre de membres participants ne pourra accéder 50 personnes au maximum y compris l’organisateur référent et les membres du bureau si ces derniers ont confirmé leur inscription (cas d’évènement associatif).
  17. L’inscription est validée seulement si la participation a été payée au membre organisateur selon le délai de paiement communiqué avant l’évènement.
  18. Tout membre du Conseil d’Administration, au bout de 5 absences consécutives sans justification, redeviendra un membre adhérent et devra candidater pour y être réintégré.
  19. Les membres cotisants bénéficieront de tarifs identiques à ceux offerts pour les évènements de type associatif, 1 fois par an pour créer leur évènement de type privé.

 

Article 8 – Les conditions d’utilisation du local de l’Amicale

 

  1. Toute occupation du local de l’Amicale sera considérée comme un évènement ayant fait l’objet d’une réservation confirmée sur le site de l’Amicale.
  2. Après chaque évènement associatif ou privé, le ménage devra être assuré par le membre organisateur de l’évènement avec un local rendu propre dans le même état que celui mis à sa disposition avant l’évènement. Autrement l’organisateur devra payer les frais de nettoyage des salles,wc et jardin, et ceux de nettoyage de la cuisine et de ses rangements.
  3. Le membre organisateur d’un évènement devra remettre les clés du local après fermeture à l’un des membres du bureau ou à l’organisateur référent en fin de soirée ou le lendemain dudit évènement
  4. L’usage de boissons alcoolisées dans le local et le jardin est strictement prohibé.
  5. L’usage du tabac, de la cigarette électronique ainsi que de la chicha ( narguilé ) est interdit dans le local de l’Amicale.
  6. Si la salle de l’Amicale a été réservée pour un évènement, seuls les inscrits à cet évènement sur le site internet de l’Amicale pourront ce jour-là entrer dans les lieux. Les improvistes seront courtoisement refusés.
  7. Pour tout évènement associatif, un représentant du Bureau ou du CA sera obligatoirement présent pour la bonne tenue du programme et la sécurité des membres dans les lieux.
  8. Pour tout évènement privé autorisé par l’Amicale, un représentant du Bureau ou du CA passera dans les locaux pour la bonne tenue des consignes à respecter rigoureusement.
  9. Il est demandé aux membres et aux invités de ne pas causer des troubles de voisinage, de jour comme de nuit, et en particulier les bruits excessifs résultant ou provoqués par les cris, talons, chants, prières, instrument de musique, chaîne hi-fi (volume < 85db), outil de bricolage. Chaque membre ou invite doit respecter les règles de copropriété (discrétion, utilisation des toilettes, propreté des parties communes et du local ( lumière à éteindre, utilisation du matériel et des jeux )
  10. L’accès aux animaux est interdit dans les lieux (local, jardin).
  11. Tout dégât matériel occasionné par un membre ou invité présent dans les lieux devra être remplacé ou remboursé à sa valeur à neuf par le membre organisateur.
  12. L’usage de faire un barbecue dans le jardin, du retro projecteur et de la sonorisation hi-fi dans le cadre d’évènement privé est sujet à un coût optionnel.
  13. Les horaires autorisés pour les évènements à organiser pourront être les suivants :
    • Lundi à Vendredi (hors jour fériés)        :  9h00-13h00; 13h30-17h30; 18h00-22h00;
    • Samedi, dimanche et jours fériés          :10h00-23h00;
    • Veille d’un jour férié                             : exceptionnellement selon la nature de l’évènement et le nombre d’invités, une prolongation après 22h pourra être envisagée par autorisation du bureau)

Article 9 – Cotisations des membres

 

Pour assurer les coûts fixes de l’association il est demandé une cotisation annuelle aux adhérents.

Les choix de participation solidaire pour un membre adhérent sont les suivantes:

 

  1.  Participation solidaire étudiants et retraités de 5 euros par mois/membre
  2.  Participation solidaire active de 10 euros par mois/membre ( des bons gratuits  de 20 € en montant seront offerts à l’adhérent actif pour les utiliser lors des évènements du Lehriclub )
  3.  Participation solidaire famille de 15 € euros par mois/famille ( des bons gratuits  de 30 € en montant seront offerts à la famille adhérente pour les utiliser lors des évènements du Lehriclub ).

 

Aussi lors de financement des projets solidaires et d’œuvre de bienfaisance, il sera fait appel aux adhérents à travers une assemblée générale extraordinaire pour approuver le montant et la périodicité à travers un vote à la majorité des deux tiers des membres présents.

 

 

 

Article 10 – Droit de diffusion à titre privé à l'image et à la photo

 

Tout membre, sympathisant ou invité, ayant participé à un évènement du Lehriclub, autorise l'Amicale de diffuser aux seuls membres, sympathisants ou invités les films ou images pour sa communication envers ses membres, sympathisants et invités. A tout moment il est donné la possibilité au membre, au sympathisant ou à l'invité de demander de couper ou retirer la séquence dans laquelle il apparait sur notre site web ou de ne plus réiterer cette séquence sur tout support de communication de l’association déjà diffusé par email vers l'exterieur.